Nos últimos meses nos vimos diante de um cenário incomum que levou a maioria das pessoas a realizar as atividades de forma on-line, os escritórios digitais se popularizaram. De toda forma, hoje em dia, devido à globalização, é muito improvável que até mesmo escritórios grandes e físicos não tenham nenhuma atuação virtual.
Muitas pessoas sentem que só serão capazes de ter um escritório virtual devido ao fato de que o investimento costuma ser menor, mas, na verdade, esse não deve ser o único critério avaliado para tomar a decisão entre abrir um escritório físico ou digital.
Também existe a crença de que escritórios virtuais requerem menos esforço: não acredite nisso. Um negócio digital demanda muita habilidade de gestão e de organização. Ou seja, um computador, uma rede de internet e um perfil no Instagram não serão suficientes para fazer seu negócio fluir.
Portanto, muitas coisas devem ser pensadas para que se tenha um escritório digital que transmita profissionalismo, engana-se quem acha que resolver tudo pelo WhatsApp é um bom caminho, por parecer mais prático.
Ao longo deste texto eu vou te mostrar as principais técnicas e ferramentas que vão te auxiliar na construção e desenvolvimento do seu escritório de advocacia digital. Acompanhe comigo!
SUMÁRIO
CONHEÇA SEU PERFIL PROFISSIONAL: AUTOCONHECIMENTO
Os escritórios virtuais podem ser muito versáteis, afinal, tanto você quanto seu cliente podem estar em qualquer lugar do mundo para possibilitar o atendimento. Falando assim, parece muito simples, não é mesmo? Mas essa questão pode ser uma vantagem para uns e um pesadelo para outros.
O autoconhecimento é essencial para a tomada de decisão entre um escritório digital ou físico. Deve estar muito claro para si mesmo quem é você, suas habilidades, seus objetivos e o tipo de cliente que você deseja alcançar.
CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTAIS PARA GERIR UM ESCRITÓRIO DIGITAL
Organização: Ser organizado é fundamental para atingir o sucesso. Não é porque no escritório digital a bagunça não é visível no ambiente que você não precisa dar uma atenção especial à forma que você organiza os documentos do seu cliente, seus materiais, suas contas ou até mesmo sua equipe.
Domínio de tempo: Quando se tem uma atividade presencial, é mais fácil criar uma rotina e definir horários. Portanto, no escritório digital, a gestão de tempo requer bastante disciplina.
Defina um local: Como assim? Meu escritório não é digital? Sim! Nem por isso você pode simplesmente ligar o computador cada dia em um cômodo da casa. É preciso ter um lugar definido, o qual você entenderá como seu ambiente de trabalho, até porque, muitas vezes ainda é necessário o uso de materiais físicos para eventuais consultas. Lembre-se se deixá-lo apresentável e arrumado.
PRINCIPAIS FERRAMENTAS PARA A ADVOCACIA ONLINE
As ferramentas podem nos ajudar a tornar nosso negócio mais fluido e organizado. Mas não se engane: trabalhar apenas com ferramentas gratuitas não basta. É necessário investir em softwares para que o negócio não fique informal. A seguir, listei 6 que considero muito úteis.
1. Armazenamento de documentos
A nuvem é importantíssima para arquivar os documentos necessários do processo. Lembre-se de ler os termos de uso, afinal, a LGPD precisa ser respeitada e cabe a você garantir a segurança dos dados sensíveis do seu cliente. Algumas opções são: Dropbox, Google Drive e OneDrive.
2. Transferência de arquivos
Antes de um documento ser acessado e armazenado, ele precisa chegar até você ou ao seu cliente. Por isso, existem plataformas que são mais indicadas para evitar que o arquivo seja corrompido ou perca a qualidade, como o WeTransfer.
3. Consultas e reuniões on-line
Esse aspecto é um divisor de águas entre o atendimento profissional e o atendimento amador. É essencial que você estipule uma plataforma para se comunicar com o seu cliente com um horário bem definido, com um link específico de acesso e que não seja afetado por outras funções do dispositivo.
As videochamadas do WhatsApp não são nada eficientes quando o assunto é esse, pois a qualidade não é satisfatória, caso um dos participantes receba uma ligação a reunião fica comprometida.
Seu cliente merece ser atendido com profissionalismo, sem interrupções, por meio de um programa didático e que não limite o tempo de reunião independente da quantidade de participantes nela. Nesse caso, uma ótima opção é o plano de assinatura do Zoom.
4. Assinatura digital de documentos
Hoje em dia, até mesmo a assinatura de documentos pode ser feita tranquilamente de forma on-line. Essa ferramenta é muito útil principalmente se no meio do processo surge a necessidade de um documento assinado, por meio dela, não é necessário que seu cliente se desloque para fornecê-la. O próprio Portal da OAB possibilita, gratuitamente, a assinatura de até 200 documentos mensais.
5. Site com domínio
Da mesma forma que o escritório físico precisa de um endereço, o escritório digital demanda um endereço eletrônico. Portanto, invista em um domínio! Isso facilitará que seu cliente te encontre e consulte informações importantes, como seu e-mail, seu telefone e os serviços que você presta.
6. Software de gestão
O seu negócio precisa ser sistematizado e ter gestão de processos, de clientes e financeira. Ou seja, é necessário que as informações estejam centralizadas e organizadas em uma plataforma específica, para que assim se estabeleça uma padronização dos seus serviços e um histórico deles.
DICA BÔNUS
Você precisa ter uma ferramenta eficiente de Pagamento!
Se o seu escritório é virtual, não existe a possibilidade de você cobrar suas consultas jurídicas e receber em espécie. Mas quais são as formas de pagamento que você está oferecendo ao cliente? Receber PIX e transferência é muito simples, mas busque bancos que permitam que você faça emissão de boletos e avalie se o pagamento via cartão de crédito é viável para você.
Viu só? Um escritório digital também demanda investimento e dedicação, além de muita disciplina! As ferramentas sugeridas são essenciais em um negócio virtual, mas também podem ser bastante úteis no escritório físico. Qual delas você já usa em sua advocacia? Conta para mim nos comentários desse post!